Menyimpan rekam medis dengan benar dan aman memerlukan sistem penjajaran rekam medis yang efektif. Walaupun terkadang dianggap sepele, kesalahan dalam penjajaran rekam medis bisa menyebabkan ketidakteraturan dalam penyimpanan.

Oleh karena itu, ketelitian yang tinggi sangat dibutuhkan untuk mengatur rekam medis dengan baik. Selain itu, diperlukan sistem penjajaran yang tepat agar proses ini dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Pengertian Sistem Penjajaran Rekam Medis

Menurut situs resmi Tangerang Selatan Kota, penjajaran rekam medis adalah proses pengaturan rekam medis berdasarkan angka atau alfabet. Proses ini dilakukan setelah rekam medis selesai digunakan untuk perawatan pasien, baik itu rawat darurat, rawat jalan, maupun rawat inap.

Untuk mengatur rekam medis dengan baik, diperlukan sistem penjajaran yang menjadi standar. Sistem ini mengatur tata cara penataan berkas rekam medis di dalam rak. Standarisasi sistem ini penting agar rekam medis dapat diatur secara rapi dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Tujuan Sistem Penjajaran Rekam Medis

Penerapan sistem penjajaran ini bertujuan untuk:

  • Menghindari kesalahan dalam penyimpanan berkas rekam medis.
  • Mempercepat dan memudahkan penyusunan berkas rekam medis sebelum disimpan dan dikembalikan setelah dipinjam.

Kebijakan Sistem Penjajaran Rekam Medis

Kebijakan penjajaran rekam medis dapat bervariasi antar fasilitas kesehatan, tergantung pada kondisi, kebutuhan, dan kemampuan masing-masing. Namun, kebijakan ini harus berpedoman pada aturan penyimpanan rekam medis menurut DepKes Republik Indonesia (2006), yaitu sentralisasi (terpusat) atau desentralisasi (dipisah-pisah).

Prosedur Sistem Penjajaran Rekam Medis

Prosedur penjajaran rekam medis meliputi:

  1. Sortir berkas rekam medis yang baru dikembalikan setelah tindakan perawatan.
  2. Jajarkan berkas rekam medis sesuai metode penjajaran yang diterapkan oleh fasilitas kesehatan.

Metode Sistem Penjajaran Rekam Medis

Secara garis besar, metode penjajaran rekam medis dikategorikan menjadi dua, yaitu:

1. Berdasarkan Nomor

  • Straight Numerical Filing (Nomor Langsung) Berkas rekam medis dijajarkan berdasarkan urutan nomor rekam medis secara langsung di rak penyimpanan.
  • Middle Digit Filing (Angka Tengah) Rekam medis dijajarkan berdasarkan dua angka kelompok tengah dari nomor rekam medis. Contoh: 48-78-96, 48-78-97, 48-78-98, 48-78-99, 49-78-00, 49-78-01.
  • Terminal Digit Filing (Angka Akhir) Berkas rekam medis dijajarkan berdasarkan enam angka dalam nomor rekam medis yang dibagi menjadi tiga kelompok dua angka: kelompok kanan, tengah, dan kiri.

2. Berdasarkan Alfabet

  • Alfabetik Murni Berkas rekam medis dijajarkan sesuai urutan alfabet A-Z. Contoh: berkas rekam medis Angelina ditempatkan sebelum Asteria.
  • Fonetik Rekam medis dikelompokkan berdasarkan kesamaan bunyi nama pasien. Contoh: Eli, Elly, Elie, dan Elik dikelompokkan bersama.
  • Soundex Fonetik Rekam medis dijajarkan berdasarkan huruf dan kesamaan bunyi nama pasien dengan kode angka tertentu.
Baca Juga: Jenis-Jenis Rekam Medis: Menyelusuri Pentingnya Dokumentasi Kesehatan

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Penjajaran Rekam Medis

Kelebihan Sistem Berdasarkan Nomor:

  • Mudah menemukan rekam medis yang relevan.
  • Melatih ketelitian.
  • Memudahkan seleksi rekam medis yang tidak aktif.

Kelebihan Sistem Berdasarkan Alfabet:

  • Memudahkan penemuan rekam medis.
  • Penataan rekam medis lebih rapi dan mudah dipahami.

Kekurangan Sistem Berdasarkan Nomor:

  • Kesalahan satu digit dapat menyebabkan salah transkrip.
  • Sulit meninjau kerapian.
  • Risiko keteledoran petugas tinggi.

Kekurangan Sistem Berdasarkan Alfabet:

  • Risiko salah penataan tinggi.
  • Sulit mencegah kongesti.
  • Memakan banyak waktu.
  • Risiko salah penulisan dan ejaan tinggi.

Sistem penjajaran rekam medis berfungsi untuk memudahkan penyusunan, penyimpanan, dan pencarian rekam medis untuk berbagai keperluan. Dengan sistem penjajaran yang tepat, penyimpanan akan berjalan lebih lancar. Sistem penjajaran berbasis nomor umumnya cocok untuk fasilitas kesehatan besar, sementara sistem penjajaran berbasis alfabet cocok untuk fasilitas kesehatan kecil dengan jumlah pasien yang lebih sedikit.

Dengan penerapan sistem penjajaran yang baik, rekam medis dapat disimpan dengan rapi, aman, dan mudah diakses saat diperlukan.

Atur Jadwal Demo untuk Klinik Anda sekarang

Cari informasi lainnya di Kotak di bawah ini

Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai produk atau cara penggunaannya silahkan hubungi kami melalui live chat di dalam sistem ataupun laman kami di sebelah kanan bawah. Selamat Mencoba!

Live Chat sistem klinik Assist.id

#IntegrasiSATUSEHAT #IntegrasiRekamMedis #PMK24 #BridgingSATUSEHAT #SistemKlinikSATUSEHAT #simkliniksatusehat #BanggapakaiEMR #GrowWithAssist #PlatformSATUSEHAT #LebihMudahPakasAssistid

Subscribe newsletter kami untuk informasi terbaru seputar teknologi manajemen kesehatan atau follow instagram Kami di @assistid !