Baca Ini Dulu Sebelum Melakukan Data Entry!

by Assist.id

Halo Rekan Assist.id ! Saat pertama kali Anda menggunakan Sistem Assist.id, Anda akan melakukan Import data Klinik Anda ke dalam Sistem Assist.id yang bisa diselesaikan dengan mudah.

Pada blog kali ini, akan membahas apa saja yang perlu diperhatikan saat melakukan proses Data Entry, seperti kesalahan yang biasa terjadi hingga tips dan trik!

1. Kesalahan Umum Saat Entry Data

Assist.id telah menyediakan panduan pengisian Entry Data sebagai acuan format yang harus diikuti. Untuk meminimalisir error atau kesalahan, berikut ini adalah kesalahan yang sering terjadi saat Entry Data:

  • Pengisian pada Kolom Nama Lengkap

Pada saat mengisi Nama, hindari menggunakan tanda baca Koma (,) karena pada file .CSV sebuah koma akan anggap sebagai kolom baru

  • Pengisian pada Kolom Jenis Kelamin

Pada kolom Jenis Kelamin harus diisi dengan Angka bukan dengan Teks. Yaitu seharusnya diisi 1 atau 2, dimana 1 adalah Laki-laki dan 2 adalah Perempuan, Hindari mengisi dengan teks Laki-laki atau Perempuan.

  • Pengisian pada Kolom Tanggal Lahir

Kolom ini harus diisi dengan format tanggal sesuai petunjuk yaitu d-m-yyyy seperti 1-1-1990 atau 1-10-1990 bukan 01-01-1990, artinya jika tanggal/bulan satuan (1-9) maka ditulis satuan tanpa menambah angka 0 dipannya dan jika tanggal/bulan puluhan maka ditulis puluhan.

  • Pengisian Kolom yang sudah ada pilihannya

Pada saat pengisian kolom yang sudah terdapat pilihan yang disediakan pada Petunjuk Pengisian maka diisi dengan pilihan yang tersedia bukan membuat pilhan sendiri, seperti pada kolom Agama, Status, Metode Pembayaran, Pekerjaan, Pendidikan, Golongan Darah dan lain-lain. Kolom tersebut diisi sama persis mengikuti format pilihan yang sudah ada, misalnya pada kolom Agama dapat diisi dengan Islam bukan islam (perhatikan huruf besar dan kecilnya), Golongan Darah diisi dengan A+ bukan A.

  • Pengisian Kolom Alamat

Kolom alamat bisa diisi dengan Alamat lengkap tetapi hindari menggunakan tanda Koma (,). Contohnya : Jl. Baru No. 50, bukan Jl. Baru No. 50, Desa Timun

  • Pengisian Kolom Harga

Saat mengisi kolom yang barisi Harga, misalnya Harga Obat. BHP atau Prosedur bisa diisi dengan hanya angka saja tanpa menggunakan awalan atau akhiran dan tanda baca titik atau koma, misalnya kolom Harga seharusnya diisi dengan 15000 bukan 15.000 atau Rp. 15000.

2. Tips danTrik Pengisian Kolom dengan Format Angka

Biasanya setiap komputer ketika membuka file .CSV akan berbeda-beda, terutama dalam Format Cell tabel CSV. Terkadang apabila Format Cell tidak disesuaikan akan merubah format yang seharusnya diisi sesuai petunjuk misalnya apabila saat memasukkan data nomor telepon dengan awalan angka 0 (nol) maka bisa jadi angka tersebut akan hilang. Untuk menyiasati masalah seperti itu sebaiknya setiap kolom yang pengisiannya menggunakan format angka semua sebaiknya merubah Format Cell kolom tersebut menjadi Text seperti pada kolom Harga, Tanggal Lahir, Nomor Telepon, Nomor KTP, Nomor bpjs atau asuransi dan lain-lain.

Berikut ini adalah cara untuk merubah Format Cell menjadi Text:

1. Klik huruf Kolom untuk mem-blok semua cell kolom tersebut

Misalnya pada gambar diatas Klik huruf X

2. Pada Tab Number, Klik pada General kemudian pilih dan ganti menjadi Text

3. Atau bisa juga setelah Klik huruf Kolom tersebut, Klik kanan dan Klik Format Cell

4. Pilih Text lalu Klik OK

Begitu pula pada Kolom Tanggal Lahir biasanya akan berubah menjadi format Date yang merupakan default dari Excel. Dimana ketika seharusnya Anda mengisi dengan format d-m-yyyy akan berubah menjadi dd/mm/yyyy atau format lainnya yang tidak sesuai. Untuk mengatasi masalah tersebut Anda dapat melakukan cara yang sama untuk merubah Format Cell kolom Tanggal Lahir dari Date mejadi Text seperti cara diatas.

3. Trik Membuka File CSV

Apabila saat membuka file CSV yang Anda unduh dari Format Pengisian Data Entry dari Sistem Assist.id menjadi seperti gambar dibawah dimana setiap data ada pada 1 cell, Anda harus melakukan pengaturan bagaimana file CSV seharusnya dimuat pada excel.

Apabila masalah diatas terjadi, Anda bisa merubah pengaturan dengan mengikuti cara sebagai berikut:

1. Klik Tab Data, Kemudian pada Data Tools Klik Text to Columns

2. Kemudian Pilih Delimited lalu klik Next

3. Ceklis hanya pada Comma kemudian klik Next

4. Lakukan pengaturan Format Kolom setiap kolomnya dengan cara Klik Kolom pada Data preview telebih dahulu lalu pilih formatnya pada Column data Format

Disarankan untuk melakukan pengaturan Format Kolom menjadi Text untuk kolom yang pengisiannya berupa angka seperti pada :

  • Kolom-kolom Harga
  • Kolom-kolom Tanggal
  • Kolom-kolom Nomor

Kemudian pada kolom lainnya Anda bisa mengatur pada Format General atau disamakan menjadi Text.

Sekian cara Tips dan Trik saat pengisian Data Entry. Semoga bisa diimplementasikan dengan baik.

Informasi lebih lanjut silahkan menghubungi [Whats's App : 0821-1222-2500]
Atau kunjungi laman kami di Assist.id

Cari tutorial Assist.id di Kotak di bawah ini

Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai produk atau cara penggunaannya silahkan hubungi kami melalui live chat di dalam sistem di sebelah kanan bawah. Selamat Mencoba! (▔▽▔)/

Live Chat sistem Apotek Assist.id